Es müssen nicht nur Bestimmungen für die Pflichtangaben in Rechnungen eingehalten werden.
Auch die Rechnungsnummern unterliegen gewissen Regeln und Vorschriften.
Dazu zählt zum Beispiel die Bestimmung, dass eine Rechnungsnummer einmalig sein muss.
Darüber hinaus möchten wir Ihnen mit ein paar Tricks aufzeigen, wie die Verwaltung und Zuordnung Ihrer Rechnungen leichter gestaltet werden kann und der Auftritt vor Ihren Kunden professioneller erfolgt.
Gesetzliche Bestimmungen für Rechnungsnummern:
Eine Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt vergeben werden.
Rechnungsnummern müssen nicht fortlaufend, jedoch nachvollziehbar sein.
Die Oberfinanzdirektion (OFD) Koblenz hat klargestellt, dass es bei der Vorschrift "fortlaufende Nummer" auf Rechnungen lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Nummer geht (Verfügung vom 14. Juli 2008, Aktenzeichen: S 7280 A - St 44 5).
Die Rechnungsnummern brauchen somit nicht lückenlos aufeinander zu folgen.
Eine Rechnungsnummer darf Zahlen und Buchstaben enthalten.
Eine Rechnungsnummer darf mehrere Zahlenreihen enthalten.
Tipps und Beispiele für Ihre Rechnungsnummern:
Verwenden Sie Buchstaben zur Trennung verschiedener Bereiche: Wenn Sie bspw. Dienstleistungen und Produkte anbieten, so können Sie beide Bereiche optimal mit einem Buchstaben trennen.
Rechnungen für Ihre Produkte beginnen dann z. B. mit "P-", während Rechnungen für Dienstleistungen mit "D-" gekennzeichnet werden.
Integrieren Sie das aktuelle Datum in die Rechnungsnummer. Verwenden Sie dazu am besten das aktuelle Jahr und den aktuellen Monat. Eine solche Rechnungsnummer könnte z. B. folgendermaßen aussehen: "2025/01/00001".
Unabhängig davon, welches Schema Sie für Ihre Rechnungsnummern verwenden: Es wäre empfehlenswert, die fortlaufende Nummer nicht bei 1 anzusetzen.
Verwenden Sie bspw. das Schema "Jahr/Monat/Fortlaufende Nummer", so können Sie z. B. im Januar 2025 mit der Rechnungsnummer "25/01/0178" beginnen.
Dadurch verbergen Sie die Anzahl Ihrer Aufträge bzw. Rechnungen vor Ihren Kunden und es wird der Eindruck erweckt, dass Sie ein gesundes Unternehmen führen, das viele Aufträge akquiriert.
Die meisten Rechnungsprogramme nehmen Ihnen die Arbeit mit den Rechnungsnummern ab und generieren diese automatisch. In BackOffice 2025 können Sie das Schema Ihrer Angebots-, Auftragsbestätigungs-, Rechnungs- und Mahnungsnummern Ihren Ansprüchen entsprechend flexibel gestalten.
Dazu stehen Ihnen das Jahr (z. B. 2025 oder 25) und der Monat (z. B. Januar, JAN oder 01) in verschiedenen Schreibweisen, sowie der aktuelle Tag, die Kundennummer und die fortlaufende Nummer zur Verfügung.
Alle Angaben ohne Gewähr.
Bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater.
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